Cher Utilisateur,
Eu égard à ce que prévoit la Réglementation Européenne 2016/679 (littéralement RGPD), INDECO ind. S.p.a. désire vous informer que les données personnelles que vous nous avez confiées ou que nous avons acquises dans le cadre de notre activité, nous sont nécessaires pour faciliter la bonne exécution des services que nous vous garantissons. Elles seront administrées dans le respect de la législation en matière de confidentialité et des principes d’exactitude, de licéité, de transparence et de protection de votre vie privée et de vos droits.
Nous souhaitons en outre vous communiquer les informations qui suivent :
1. LE GESTIONNAIRE DU TRAITEMENT ET RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES DONNÉES
est Indeco Ind Spa, société dont le siège est sis Viale Lindemann 10 – 70132 Bari ZI Numéro de TVA 05949910722, joignable au numéro et adresse suivants : +39 080 531 33 70, e-mail privacy@indeco.it
2. TRAITEMENT DES DONNEES, FINALITE ET FONDEMENT JURIDIQUE DU TRAITEMENT
2.1. Les systèmes informatiques et les logiciels habilités au fonctionnement du site institutionnel www.indeco.it collectent des données personnelles qui résultent de l’utilisation des protocoles d’information sur Internet (à titre d’exemple : les noms de domaine et les adresses IP). Ces données ne sont pas accompagnées d’informations personnelles additionnelles et sont utilisées pour obtenir des informations statistiques anonymes sur l’utilisation du site, pour contrôler les modalités d’utilisation de ce dernier et pour déterminer d’éventuelles responsabilités en cas de délits informatiques. Le socle juridique qui garantit le traitement de ces données s’appuie sur la nécessité de rendre utilisables les fonctionnalités du site de l’entreprise lorsque l’Utilisateur se connecte.
2.2. Les données fournies volontairement par l’Utilisateur sont réputées nécessaires par le Gestionnaire. Elles permettent d’assurer les prestations attendues et sont traitées en toute licéité et de la manière la plus exacte. Elles sont en outre recueillies et enregistrées pour satisfaire à des buts précis, explicites et légitimes, précisées ci-après, et sont utilisées dans des opérations de traitement qui ne sont pas incompatibles avec de tels buts.
Les données personnelles (données personnelles d’identification telles que, par exemple : nom et prénom, raison sociale, numéro d’identification fiscale et numéro de TVA, adresse, téléphone / fax, e-mail, références bancaires et moyens de paiement) sont rassemblées et traitées :
a) pour entretenir des relations commerciales avec le client conformément aux accords précontractuels et contractuels ;
b) pour des finalités administratives, fiscales ou comptables internes qui ressortent de la relation client-fournisseur et pour répondre aux obligations prévues en général à la charge du Gestionnaire, qu’elles relèvent de lois, de règlements, de normes communautaires ou bien de réclamations émanant des autorités judiciaires ou bien qu’elles aient à voir avec l’exercice des droits du Gestionnaire (dans le cas où il lui faudrait se défendre lors d’une procédure judiciaire) ;
c) sous réserve que l’Utilisateur ait donné son consentement, libre et explicite, pour les finalités de marketing suivantes : il pourra être destinataire (via e-mail, courrier postal, sms ou appel téléphonique) de newsletter, mises à jour sur les activités du Gestionnaire, matériel publicitaire ou communications commerciales – personnalisés au besoin en fonction des habitudes de consommation de l’Utilisateur (profilage) – relatifs à des produits ou services offerts par le Gestionnaire qui pourraient intéresser l’Utilisateur, ou pour noter son niveau de satisfaction quant à la qualité des services, y compris des invitations de participation à des analyses et autres études de marché ;
d) sous réserve que l’Utilisateur ait donné son consentement, libre et explicite, pour les finalités de marketing suivantes : il pourra être destinataire (via e-mail, courrier postal, sms ou appel téléphonique) de newsletter, mises à jour sur les activités du Gestionnaire, matériel publicitaire ou communications commerciales – personnalisés au besoin en fonction des habitudes de consommation de l’Utilisateur (profilage) – relatifs à des produits ou services offerts par des tiers : partenaires commerciaux, sociétés affiliées au Gruppo Indeco Ind SpA, etc. ;
e) en cas d’envoi de curriculum vitae, en vue d’une candidature, aux fins exclusives et éventuelles d’une embauche.
Le fondement juridique qui légitime le traitement des données visé aux points « a » (accords précontractuels et contractuels) et « b » (finalités administratives, comptables ou fiscales) reste l’exécution d’un contrat de prestation de services dont l’Utilisateur est partie prenante, ou bien la conduite d’activités précontractuelles sur demande de l’Utilisateur.
Dans les cas expressément indiqués aux points « c » (marketing et profilage), « d » (marketing et profilage par des tiers) et « e » (curriculum vitae) le fondement juridique reste le consentement librement accordé par l’Utilisateur.
2.3. En vertu des articles 9 et 10 du RGPD, l’Utilisateur peut fournir au Gestionnaire des données qualifiées comme relevant de « catégories particulières de données personnelles » (à savoir ces données qui révèlent « l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne »). Ces catégories de données pourront être traitées par le Gestionnaire seulement si l’Utilisateur a donné son consentement explicite, par écrit dûment signé, en raison d’exigences contractuelles, liées à des démarches afférentes en matière d’obligations légales et fiscales, ainsi qu’en raison d’exigences de sélection du personnel.
3. MODALITES DU TRAITEMENT
Le traitement des données personnelles de l’Utilisateur s’effectue via des opérations de : collecte, enregistrement, organisation, conservation, consultation, élaboration, modification, sélection, extraction, comparaison, utilisation, interconnexion, blocage, communication, effacement et destruction des données.
Les données personnelles de l’Utilisateur sont recueillies : à la suite d’envois directs à l’adresse du Gestionnaire ; via des compilations de formulaires ou de modules, en général prévues pour ce faire, et parfois dans des documents contractuels ; ou bien rassemblées téléphoniquement par un opérateur dans le cadre d’opérations précontractuelles. Les données sont traitées soit via une saisie manuelle sur support papier en mode semi-automatique, soit automatisées sur des supports informatiques et télématiques. Par la suite, les données recueillies sont enregistrées et conservées par le Gestionnaire sur support papier et informatique, puis contrôlées et triées afin de réduire au maximum les risques de destruction, de perte accidentelle ou autre, d’accès non autorisé et de traitement non souhaité ou non conforme aux objectifs de la collecte.
Les données sont traitées par des employés et autres collaborateurs du Gestionnaire, spécialement formés à cette tâche.
4. NATURE DE LA COMMUNICATION DES DONNÉES
L’envoi des données personnelles relatives au traitement est de nature facultative. Toutefois le défaut d’envoi, partiel ou total, des données peut donner lieu à une impossibilité partielle ou totale d’instaurer ou de poursuivre toute relation avec l’Utilisateur, compte tenu que ces données sont nécessaires au bon fonctionnement de ladite relation.
Le transfert des données finalisé à des opérations marketing est lui aussi facultatif. L’Utilisateur peut donc décider de ne confier aucune donnée, ou refuser, après coup, que soient traitées les données déjà fournies. Ce faisant, il ne pourrait plus recevoir nos newsletters, communications commerciales et autres documents publicitaires compris en général dans les prestations offertes par le Gestionnaire.
5. DESTINATAIRES OU EVENTUELLES CATEGORIES DE DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES
Le traitement des données de l’Utilisateur est assuré par du personnel salarié de l’entreprise (employés, collaborateurs, administrateurs systèmes), formé et habilité à cette tâche conformément aux normes en vigueur et aux dispositions règlementaires en matière de confidentialité et de sécurité des données.
Le cas échéant, au regard des finalités énumérées dans l’article 2, les données personnelles de l’Utilisateur pourront être traitées par des tiers désignés sous le nom de Responsables du traitement (aux termes de l’article 28 du RGPD) ou de Gestionnaires « autonomes », et précisément :
1. par les Sociétés du Gruppo INDECO ind. S.p.a. quant aux finalités mentionnées dans l’article 2.2. lettre « d » ;
2. par des professions libérales, sociétés, associations ou cabinets professionnels qui offrent au Gestionnaire assistance et consulting en vue de finalités administratives, comptables, fiscales, de protection juridique ou de choix du personnel ;
3. par tous les Instituts Publics reconnus par la loi et plus généralement par tous les Organismes reconnus au titre des normes en vigueur en matière comptable et fiscale en qualité de destinataires de communications obligatoires ;
4. par des instituts bancaires pour les encaissements et les paiements ou par des cabinets professionnels – en forme simple, associée ou sociétaire – pour des prestations d’analyses et d’études de marché, pour la gestion des paiements via des cartes de crédit ou autres moyens de paiement électronique en général, courrier postal, pour d’éventuels recouvrements de crédits ou pour des opérations de certification des comptes du Gestionnaire.
La liste mise à jour des Responsables et des Préposés au traitement est conservée au siège légal du Gestionnaire.
En tout état de cause, les données personnelles de l’Utilisateur n’ont pas vocation à être communiquées.
6. TRANSFERT DES DONNÉES VERS DES PAYS TIERS OU DES ORGANISATIONS INTERNATIONALES
Dans le cadre de la gestion du rapport contractuel, il n’est pas prévu de transfert des données de l’Utilisateur vers des Pays tiers hors UE ou vers des organisations internationales.
7. DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES PERSONNELLES ET CRITERES UTILISES POUR DETERMINER CETTE DUREE
En ce qui concerne les finalités mentionnées aux lettres « a » (accords précontractuels et contractuels) et « b » (gestion des démarches administratives, comptables ou fiscales) de l’article 2.2. les données personnelles de l’Utilisateur seront traitées et conservées par le Gestionnaire pendant toute la durée de la relation contractuelle entre l’Utilisateur et le Gestionnaire et, au terme de cette dernière pour quelque raison que ce soit, seront conservées pendant la durée prévue – pour chaque catégorie de données – conformément aux normes en vigueur en matière comptable, fiscale, de droit civil et procédural.
En ce qui concerne les finalités mentionnées aux lettres « c » (marketing et profilage) et « d » (marketing et profilage par des tiers) les données personnelles de l’Utilisateur seront traitées et conservées par le Gestionnaire jusqu’à révocation du consentement par l’Utilisateur ou bien jusqu’à la fin du contrat, par l’Utilisateur, du droit d’opposition au traitement des données personnelles ou de celui de leur effacement.
En ce qui concerne les finalités mentionnées aux lettres « e » (curricula vitae) les données personnelles de l’Utilisateur pourront être traitées et conservées par le Gestionnaire pour une durée maximale de 12 mois à partir de la date de réception.
8. DROITS DE L’UTILISATEUR
La personne concernée, eu égard aux traitements indiqués dans la présente, dispose d’un certain nombre de droits mentionnés aux articles 7, de 15 à 21 et 77 du RGPD et, en particulier, le :
• droit d’accès– article 15 RGPD : droit d’obtenir la confirmation que des données à caractère personnel concernant l’Utilisateur sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel ainsi qu’une copie de celles-ci ;
• droit de rectification – article 16 RGPD : droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel concernant l’Utilisateur qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, l’Utilisateur a le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire ;
• droit à l’effacement (droit à l’oubli) – article 17 RGPD : droit d’obtenir l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel concernant l’Utilisateur ;
• droit à la limitation du traitement – article 18 RGPD : droit à la limitation du traitement, quand : l’intéressé conteste l’exactitude des données personnelles, pendant une durée permettant au Gestionnaire de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ; le traitement est illicite et l’Intéressé s’oppose à l’effacement des données personnelles et exige à la place la limitation de leur utilisation ; les données personnelles sont encore nécessaires à l’Intéressé pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; l’Intéressé s’est opposé au traitement en vertu de l’article 21 du RGPD, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Gestionnaire du traitement prévalent sur ceux de l’Intéressé ;
• droit à la portabilité des données – article 20 RGPD : droit de recevoir les données à caractère personnel concernant l’Utilisateur, fournies par celui-ci au Gestionnaire, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et droit de transmettre ces données à un autre Gestionnaire sans que celui auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle, à condition que le traitement s’appuie sur le consentement et soit assuré par des moyens automatiques. Enfin, droit d’obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement d’un Gestionnaire à un autre, lorsque cela est techniquement possible ;
• droit d’opposition – article 21 RGPD : droit de s’opposer à tout moment à un traitement des données à caractère personnel concernant l’Utilisateur, pour des raisons tenant à sa situation particulière et qui s’appuieraient sur une condition de licéité d’intérêt légitime, l’exécution d’une mission d’intérêt public ou l’application de l’autorité publique, y compris un profilage. A moins qu’il ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de l’Utilisateur, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, le Gestionnaire ne pourra poursuivre le traitement des données. En outre, lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, l’Utilisateur a le droit de s’opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel la concernant à de telles fins de prospection, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection ;
• droit de révocation – article 7 RGPD : l’Utilisateur a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait ;
• droit de réclamation – article 77 RGPD : l’Utilisateur a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle en charge de la protection des données personnelles, sise, en l’occurrence, Piazza di Montecitorio 121, 00186, Roma (RM).
9. MODALITES D’EXERCICE DES DROITS
L’Utilisateur pourra, à tout moment, faire valoir ses propres droits par lettre recommandée avec accusé de réception auprès de :
INDECO ind. S.p.a. Viale Lindemann 10 – 70132 Bari ZI, ou bien par courrier électronique certifié à l’adresse suivante : indecoind.spa@pec.it.
Pour exercer ses droits, comme indiqué dans la présente lettre d’information, mais aussi pour recevoir tout type d’information afférente, l’Utilisateur pourra contacter le Gestionnaire qui, via les structures désignées, pourvoira à prendre en charge la réclamation et à fournir à l’Utilisateur les réponses adaptées, sans retard injustifié et, dans tous les cas, au plus tard un mois après réception de ladite réclamation.
L’Utilisateur peut faire valoir ses droits conformément à l’article 12 du RGPD. Toutefois, en cas de réclamations réputées non fondées ou inappropriées, en raison par exemple de leur fréquence soutenue, le Gestionnaire pourrait demander à l’Utilisateur une participation aux frais proportionnelle aux coûts administratifs engagés pour gérer ladite réclamation, ou décider de ne pas y répondre.
